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内容証明郵便とは

 

内容証明郵便とは、「いつ」、「誰に」、「どのような内容」の文書を発送したかを、郵便局が公に証明してくれる制度です。

 

通常の郵便ではどのような内容の手紙を送ったのかを証明することは難しいですが、内容証明郵便は文書の内容が公的に証明されることから、後で争いが生じることが予想される場合や、代金の請求時などに法的手段も辞さないという差出人の強い態度を示す場合などに利用されます。

 

ただし、内容証明郵便は発送した文書に何が書いてあったかを証明してくれるのであり、文書の内容が真実であるかどうかを証明してくれるわけではありませんので、注意が必要です。

 

また、通常の手紙とは異なり、文書以外のもの(図面等の資料)は同封できません。

 

<内容証明を利用したほうがよい場合の例>
・債権回収
・時効中断の請求
・債権譲渡の通知
・契約解除の意思表示(クーリングオフの通知など)
・相殺の通知
・債権放棄の通知

 

 

内容証明郵便の書き方

 

内容証明郵便に使用する用紙には特に決まりがないので、市販されている用紙でも一般のワープロ用紙などでも構いません。

 

文章の作成方法は、手書きでもワープロ作成でも可能です。
使用できる文字は、日本語のみで、かな(ひらがな、カタカナ)、漢字、および数字です。英字は固有名詞に限り使えます。
また、句読点や括弧など、一般に記号として使用されているものも使えます。

 

字数については、縦書きの場合は1行20字以内で1枚26行以内、横書きの場合は1行13字以内で1枚40行以内、もしくは1行26字以内で1枚20行以内のどちらかで作成しなければなりません。句読点は1字として扱われます。

 

書き間違えて訂正や削除をするときは、間違えた個所を2本線で消し、その脇に正しい文字を書き加えます。
訂正したら、その欄外に「○行目○字削除、○字加入」と書き、差出人の印を押します。

 

文章が2枚以上になるときはホチキスなどで綴じた上、用紙と用紙のつなぎ目に契印を押します。

 

 

内容証明郵便の出し方

 

内容証明郵便を取扱う郵便局は、集配業務を取り扱う本局か一定の郵便局に限られますので、事前に各郵便局に確認しておきましょう。

 

郵便局に持っていくものは、内容証明郵便にする同文の文書3通と、宛先を記載した封筒です。封筒に記載する宛先は、内容証明の本文に記載されているものと同じである必要があります。
訂正があった場合に備えて差出人の印鑑も持っていくと良いでしょう。

 

郵便局の窓口で内容証明郵便の申し込みをしますが、このとき配達証明も同時に申し込むと、内容証明郵便が相手に配達されたことが証明されますので、より確実です。

 

窓口で同一内容の文書であることが確認されると、内容証明郵便であることを証明するスタンプと通信日付印が押され、差出人自身が郵便局員の目の前で郵送用文書を封筒に入れます。3通のうち、1通は相手方に送付され、もう1通は差出人に戻され、残りの1通は郵便局で保管されます。郵便局での保管期間は5年間となっています。

 

料金は、内容証明料金が文書1枚につき420円、2枚目からは1枚増えるごとに250円、普通郵便料金が25gまで80円、書留料金が420円、配達証明料金が300円となっています。

 

なお、インターネットを使って内容証明郵便を送ることのできる電子内容証明サービス「e内容証明」もあります。
詳細は、http://enaiyo.post.japanpost.jp/mpt/をご参照ください。

 

(上記は参考情報で、当事務所では内容証明作成業務は行っておりません)

 

 


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